1.0 Bilim Merkezi Kurulum Süreci
Ülkemizde yer alan bilim merkezlerinin kamuoyu tarafından ilgiyle takip edilmesi üzerine birçok il ve ilçe yetkilileri görev yapmakta oldukları kente bir bilim merkezi kazandırmak için çalışmalar yapmaya başladılar. On yıl öncesinde bir bilim merkezi görebilmek için yurtdışına çıkmak gerekirken şimdi ise ülkemizin dört bir yanında kurulan bilim merkezleri yanı sıra bu konuda tecrübe kazanmış TÜBİTAK ile de görüşülerek bilgi sahibi olunabilmektedir.
Bilim merkezi kurulumu uzun ve önceden planlanması gereken bir süreçtir. Bu sürecin en iyi şekilde planlanması bilim merkezinin kuruluş süresinin ertelenme, iptal edilme ya da yeniden başlaması gibi olumsuz sonuçların olmasını da engelleyecektir. Bir bilim merkezinin kurulum ve işletim süreci birbirinden bağımsız düşünülemez. Dünyada en başarılı olarak tabir edilen bilim merkezlerinin süreçleri incelendiğinde tasarım, markalaşma ve pazarlama süreçleri iç içe yürütülen faaliyetlerdir. Bilim merkezi kuruluş süresince yapılacak olan tüm çalışmaları içeren aksiyon planı ekip kurulumu, araştırma, yer seçimi ve bina tasarımı, içerik süreci, markalaşma ve yönetim, pazarlama ve sürdürülebilirlik başlıklarında açıklanabilir.
1.1 Ekip Seçimi
Öncelikle beyin takımı dediğimiz planlama ve uygulama becerisi yüksek bir ekibi oluşturarak işe başlamak gerekiyor. Kreatif ve vizyoner olmanın yanı sıra liyakatli insanlar arasından kurulacak bir ekip ile hem kuruluş hem de yönetim ve markalaşma süreci stratejik planı hazırlanabilir.
1.1.1 Proje Lideri
Oluşturulacak ekipte ilk olarak planlama ve yürütme konularına hakim, daha öncesinde proje içerisinde yer almış bir lider belirlenmesi gerekiyor. Tüm ekibin uyumlu ve senkronize bir şekilde çalışmasını sağlayacak, ast ve üst bilgi akışını sağlayacak ve potansiyel risklere karşı önceden önlem alacak bir profile ihtiyaç duyulacaktır.
1.1.2 Teknik Personel
Bunun yanı sıra kurulum süresinde ihtiyaç duyulacak teknik kararlar konusunda görev alabilecek bir personel gerekmektedir. Bina tasarımından, teşrifat süreci, deney düzeneklerinin yerleşimi ve kurulum işlerini yürütebilecek bir teknik personel ekibin önemli bir parçası olacaktır.
1.1.3 Eğitim Sorumlusu
Bilim merkezi içerisinde sergilenecek tüm düzeneklerin belirlenmesi, temalara ayrılması, anlatım metinlerinin düzenlenmesi, ziyaretçi gezi senaryosunun oluşturulması gibi konular eğitim başlığında çözülecektir.
1.1.4 Kurumsal İletişim
Bilim merkezinin kurumsal kimliği oluşturulması, gelişmelerle ilgili basın bültenleri, basınla iletişim, sponsor ziyaretler, ajanslarla yapılacak çalışmaların koordine edilmesi işleri de markalaşma sürecinde yapılacak faaliyetlerdir. Bilim merkezinin kurulacağı şehirde bilimsel farkındalığın artması, inşaat süresince merak ve ilgi oluşturmak amacıyla ekipte kurumsal iletişimcinin yer alması da gerekliliktir.
1.1.5 Pazarlama
Bilim merkezlerinin kuruluş aşaması genel olarak bir bütçe sağlandığı takdirde sıkıntısız atlatılabilir fakat finansal açıdan sürdürülebilir bir merkez olması isteniyorsa mimari çizim öncesinde bilim merkezinin tüm faaliyet alanları belirlenmiş ve tasarlanan binanın da bu taleplere karşılık verecek şekilde planlanması gerekmektedir.
1.1.6 İnsan Kaynakları
Bilim merkezi kurulumundan sonra ne şekilde işletileceği, personel planlanması, iş akışları, performans sistemleri hazırlanması, organizasyon şemasının belirlenmesi konularında görev almaktadır. Belirlenen personellerin açılıştan bir süre önce işe alınması ve oryantasyon süreci geçirmeleri de merkezin halk nezdinde iyi bir imaj sahibi olmasını sağlayacaktır.
1.2 Araştırma Süreci
Bilim merkezi kurulum sürecinde önemli roller üstlenecek ekibin oluşturulması sonrasında bilim merkezlerini yerinde görmek, tecrübelerinden faydalanmak ve network oluşturmak amacıyla yurt içi ve yurt dışındaki bilim merkezleri ziyareti planlanmalıdır. Ülkemizde yıllardır hizmet veren ve tecrübe sahibi bilim merkezlerinin ekibe katacağı çok şey olacaktır. Yurt dışında ise dünyaca ünlü bilim merkezlerini ziyaret etmek, toplantılar gerçekleştirmek tüm ekibe vizyon katarken öğrenme maliyetini de başta yüksek gibi gözükse de sonrasında yapılabilecek hatalardan doğacak zararlara göre çok düşürecektir. Bu konuda Amerika’da yer alan Exploratorium, İngiltere’den London Science Museum, Hollanda’dan Nemo, Çin’den Shanghai Science and Technology Museum, Kanada’dan Ontario Science Museum ziyaretleri de ekip için harika bir temel oluşturmak için doğru adreslerdir.
1.3 Yer Seçimi ve Bina Tasarımı
Bilim merkezi hem şehrinizde hem de komşu şehirlerde yer alan tüm insanların ailecek kaliteli vakit geçirebileceği veya okul gruplarının da sıklıkla ziyaret edeceği yaşayan ve öğrenen bir merkeze dönüşmektedir. Turizm alanında yapılan çalışmalara bilim merkezleri de eklenince ortaya bilim turizmi denilen yurtdışından gelen ziyaretçilerin de mutlaka uğradığı cazibe merkezlerine dönüşmüştür. Bu konuda da yapılması gereken şehrin her tarafından ulaşılabilir bir yer belirlenmesi veya şehir dışında bir alan planlanıyorsa ulaşım planlarının da hazırlanması gerekmektedir. Tasarım süreci ise bilim merkezi sürecinin en kritik konularından biridir. Bir bilim merkezinin çok özgün bir yapıda olmasından ziyade içeriğinin ve sunduğu etkinliklerinin kalitesi çok önemlidir. Bina tasarımında dikkat edilmesi gereken en önemli konu da bina içerisinde yer alacak sergi alanı, otopark, planetaryum, kafeterya, imax sinema salonları, konferans ve seminer salonları, fuaye alanları gibi konuların senaryolarının belirlenmesi ve bilim merkezini tasarlayacak mimara en iyi şekilde bilgilendirilmesidir.
1.4 İçerik Süreci
Deney alanlarında yer alacak düzenekler için araştırma süreci başladığında bir çok firma ve bir çok farklı disiplinle alakalı yüzlerce içerik bulunduğu görüşmektedir. Deney alanlarında yer alacak sergilerin seçimi kurulacak olan şehrin özelliklerine uygun olarak da belirlenebilir. Örnek olarak otomotiv fabrikalarının yer aldığı bir şehirde otomotiv alanında bir sergi, şehrin kimyasına da uygun olmaktadır. Tasarlanan bina içerisinde yer alacak sergi alanlarının sayısına göre farklı yaş grupları düşünülerek hazırlanan sergi içerikleri de ziyaretçi sayısının arzu edilen düzeye çıkmasına yardımcı olmaktadır. Sergilerin teması belirlendikten sonra da üretici firmalarla iletişime geçilip, saha ziyaretleri yapılarak kapasite ve kabiliyetleri hakkında fikir sahibi olunmaktadır. Deney düzeneklerinin üretim süreci en az on iki ay sürmektedir. Bu süreler planlaması aşamasında dikkate alınması, hem bina hem de sergi üretim süreçlerinin eşgüdümlü bir şekilde ilerlemesi ve açılış tarihinin ertelenmesi riskini en aza indirmektedir.
1.5 Markalaşma ve Yönetim
Bilim merkezi kurulum süreci başlangıcından açılış tarihine kadar tüm ülkede kendini tanıtması ve bir beklenti oluşturması markalaşma stratejisinin başarısı ile doğru orantılıdır. Şehrin önde gelen kurum ve kuruluşlarına yapılacak olan ziyaretler, bilim şenlikleri gibi bir anda tüm dikkatleri bilim merkezi üzerine toplayabilecek bilim etkinlikleri gibi faaliyetler de bilim merkezinin marka olma yolundaki çalışmalarının merkezi olacaktır. Bilim merkezi için hazırlanacak logo ve maskot çalışmaları, sosyal medya hesaplarından yapılacak bilimsel içerikli paylaşımlar ve website üzerinden yapılacak olan iletişim faaliyetleri ile kendi marka algısını oluşturmak için açılış öncesinde faaliyetlere başlaması gerekmektedir. Belirlenen marka algısını oluşturmak için de bilim merkezinin yönetim planlanması da yapılması gerekmektedir. Hazırlanacak olan stratejik plan dahilinde yapılacak markalaşma faaliyetleri belirlenebilir, belirlenen hedeflere ulaşmak adına oluşturulacak insan kaynağı, iş akışları, kurum içi eğitimler gibi konular da belirlenmelidir.
1.6 Pazarlama ve Finansal Sürdürülebilirlik
Bilim merkezleri kuruluş süresince genel olarak sadece kuruluş maliyetinin hesaplanması sonrasında büyük bir belirsizliği de beraberinde getirecektir. Bilim merkezleri kar amacı gütmeyen bir yapıda olduğu için yıllık giderleri de o ölçüde artış göstermektedir. Sergi alanlarının oluşan arızalar, içerikleri yenilenmesi, bilimsel organizasyonlar, yüksek personel sayısı gibi konular da kuruluştan sonraki yıllarda bilim merkezlerinin yüzleştiği problemlerin başında gelmektedir. Dünyadaki en iyi örneklere baktığımızda bilim merkezlerinin ücretli olarak sunduğu hizmetlerden sağladığı gelirin toplam giderlerine oranı maksimum %55 olarak görülmüştür. Bilim merkezleri yıllık giderlerinin finansmanında geriye kalan %45 dilimdeki giderleri de kamu desteği ve sponsorlar aracılığıyla karşılamaktadır. Bu oran ülkemizde çok daha düşüktür. Genel olarak kamu destekleri ve spesifik konularda sağlanan sponsorluk gelirleri ile idare edilen bilim merkezlerinin kendini sürekli yenilemesi ve hizmet kalitesinin arttırabilmesi için gelirlerini arttırmak ve bu ölçüde pazarlama faaliyetlerini gerçekleştirmek durumundadır. Bilim merkezleri hafta içi büyük oranda okul gruplarını ağırlamaktadır. Bu gruplar için sunulan hizmet yelpazesini arttırmak, farklı ücretli içerikleri sunmanın yanı sıra tekrar gelmelerini sağlayacak nedenler üretmek de gerekmektedir. Hafta sonu ise aileler ve farklı şehirlerden gelen tur firmalarının ziyaret ettiği bilim merkezleri, hedef kitlesine yönelik pazarlama faaliyetleri gerçekleştirmek ve hitap ettiği hedef kitleyi sürekli büyütmek için çalışmalar yapmaktadır.